Procedimiento de locución telefónica para el tratamiento de datos

Obtención de consentimiento

Alcance

En aquellos casos en los que no exista consentimiento (o no se pueda verificar su existencia en esta situación) para el uso de una vía de comunicación (WhatsApp, correo electrónico, u otra); se recabará a través de una locución en la que se informe al titular de los datos acerca de la finalidad, cesiones y plazos de conservación asociados al tratamiento.

Objeto

Con la inclusión de esta locución la organización garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos.

Contenido

La locución incluirá:

• Tratamiento de dichos datos
• Finalidad de su recogida
• Destinatarios
• Dirección con el fin de poder ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición

Proceso

Información de la pretensión

“Nos ponemos en contacto con usted para poder continuar con nuestros servicios en esta situación excepcional”.

“Al no tener su consentimiento para poder usar [WhatsApp, correo electrónico] como vía de comunicación, le consultamos al respecto”.

“Vamos a iniciar la grabación de la llamada y recabar su consentimiento. Por favor, escuche atentamente y cuando se le haga la pregunta, responda solamente sí o no”

Grabación y recogida de consentimiento

“Iniciamos una grabación para obtener su consentimiento para la continuación de nuestro servicio a través de [WhatsApp, correo electrónico]”

Pregunta: [Nombre y apellido de la persona usuaria] hoy, día [ ], ¿consiente que usemos el [WhatsApp, correo electrónico.] para comunicarnos con usted (y con las personas a las que representa) en relación a nuestro servicio en esta situación excepcional?

Respuesta: Si/No

(Se hará una pregunta diferente por cada vía de comunicación en la que se busque consentimiento).

“Recordarle que puede ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, llamando al número de teléfono 914167313 o enviando un e-mail a asociacion@redconsultora.com”

Información relacionada con confidencialidad y privacidad

En el mismo acto de recogida de consentimiento, informamos sobre las condiciones de confidencialidad y privacidad necesarias.

“Tiene nuestro compromiso y garantía de que la información que intercambiamos por este método es totalmente confidencial y privada. Con la excepción de este consentimiento, no grabaremos información alguna; además, le garantizamos un entorno de trabajo privado y la ausencia de terceras personas cerca de nosotros cuando establezcamos comunicación alguna”

“De igual manera, le exigimos la garantía y compromiso de que no va a grabar información alguna; y que cuando establezca comunicación con nosotros, tendrá la privacidad necesaria”

Almacenaje

La locución de consentimiento será grabada en un dispositivo móvil con una herramienta de grabación de voz, que podrá ser descargada del store del sistema operativo del dispositivo.

La locución será guarda en el disco duro virtual y en la carpeta “xxxxxxx”.

El archivo de la locución será nombrado con la siguiente regla: [Año/mes/día]-Consentimiento-[Nº usuario]

Garantía de las condiciones de privacidad y confidencialidad

(Se hará solo en el caso en que no se haya ya realizado en la obtención de consentimiento)

Alcance

En todos los casos hay que determinar la garantía y alcance de las condiciones de privacidad y confidencialidad por parte de los miembros de la organización y las personas usuarias.

La persona usuaria ha de mantener garantías acerca de su privacidad y confidencialidad. Los profesionales de la organización recordarán que en sus nuevos espacios de trabajo no habrá interferencias de terceras personas y que el espacio cumple con todos los requisitos para guardar el deber de confidencialidad y privacidad. Entre éstos, se destaca que no se grabará ningún tipo de información sea por el medio que sea.

De igual manera, se exigirá a la persona usuaria que cumpla con las condiciones de privacidad y confidencialidad para la actividad a realizar, así como la prohibición de la grabación.

Objeto

Con la inclusión de esta locución, la organización garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos, así como la relativa a la confidencialidad y privacidad.

Contenido

La locución incluirá:

• Garantías de las personas trabajadoras
• Garantía de las personas usuarias

Proceso

Información de la pretensión e inicio de la locución

Al principio del establecimiento de la primera comunicación:

“Tiene nuestro compromiso y garantía de que la información que intercambiamos por este método es totalmente confidencial y privada. Con la excepción de este consentimiento, no grabaremos información alguna; además, le garantizamos un entorno de trabajo privado y la ausencia de terceras personas cerca de nosotros cuando establezcamos comunicación alguna”

“De igual manera le exigimos la garantía y compromiso de que no va a grabar información alguna; y que cuando establezca comunicación con nosotros, tendrá la privacidad necesaria”

Grabación y almacenaje

No se realiza. Es una locución meramente informativa y de obligado cumplimiento.